A Padronização de Processos refere-se à organização e formalização de diversas variáveis, tarefas e abordagens envoltas no ambiente de uma empresa; isso engloba resolução de problemas, criação de estratégias relacionadas aos diversos setores da empresa, inclusive no atendimento e na comunicação com clientes, o que é indispensável para o sucesso de uma empresa. Uma empresa com processos definidos, organizados e conhecidos está sempre a frente no que diz respeito à competitividade, além de sempre dispor do uso correto dos recursos, diminuir as falhas e acidentes na produção, e promover uma facilidade no que diz respeito ao treinamento dos colaboradores.

A Padronização de Processos não é apenas um facilitador em termos de gestão dos processos já existentes, mas também uma alavancagem no que diz respeito ao conhecimento do funcionamento da própria empresa, o que possibilita uma visão mais cristalina para futuros aprimoramentos na empresa, e consequentemente, crescimento; uma empresa bagunçada no que diz respeito aos seus processos não permite ao gestor uma visão pertinente sobre quais pontos devem ser melhorados e quais os possíveis impasses a serem resolvidos. De modo pragmático, a Padronização de Processos é uma maneira de organizar os processos de empresa, e fazer com que os funcionários e gestores trabalhem de maneira mais sucinta, o que consequentemente alavanca a empresa como ativo.

DE QUE MODO A PADRONIZAÇÃO DE PROCESSOS CONSEGUE CONTRIBUIR NA OTIMIZAÇÃO DOS PROCESSOS NA INDÚSTRIA E SOLUCIONAR PROBLEMAS DE PRODUÇÃO?

Uma produção industrial engloba diversos processos: máquinas, maquinários, estratégias de gestão e inúmeras outras variáveis. A maneira que uma empresa cresce irá dizer se ela será bem sucedida ou não; se os inúmeros processos e procedimentos forem realizados de maneira recorrentemente errada e desorganizada, a tendência é que a empresa não cresça e atinja todo seu potencial. A Padronização de Processos organiza todas estas variáveis de produção, e torna os funcionários indiretamente mais produtivos, assim como todos os outros processos passam a funcionar de maneira mais coesa.

Parafraseando Joseph Moses Juran, um dos maiores nomes da gestão de qualidade, não há controle sem padronização; ou seja, a partir do momento em que não há organização nos procedimentos e processos, o crescimento de sua empresa fica entregue ao acaso. Além do mais, em períodos de crise, a forma como uma empresa funciona e se organiza internamente é determinante na forma como ela irá se comportar mediante essa situação; isso ocorre pois uma empresa desorganizada em seus processos irá perder muito tempo até encontrar os seus vetores de problema, enquanto uma empresa organizada terá tudo sob absoluto controle.

No que diz respeito à aplicação na indústria, é sugerido que se aplique a padronização em um dos departamentos da empresa, para que a partir da observação dos resultados, essa cultura se alastre por todos os outros departamentos da empresa. Usualmente, existem algumas etapas importantes a serem observadas:

• Definição do objetivo da padronização; a padronização será realizada em um departamento ou em um processo de ponta a ponta? É importante saber qual o contexto da empresa, e qual forma de padronização se encaixa melhor
• Levantamento de todas as atividades executadas pelos colaboradores no processo; é importante conhecer isso muito bem, pois é comum que os colaboradores digam diferentes versões sobre um mesmo processo; para solucionar isso é necessário conhecer todo o processo, assim como chegar em um consenso com todos os colaboradores.
• A documentação dos processos também deve ser simplificada, isto é, ela deve ser facilmente entendida por qualquer um que venha a consultá-la.
• Descrição dos processos detalhadamente, assim como seus objetivos.
• Apresentação de como o processo inicia e deve terminar.
• Determinação dos encarregados por cada ponto dentro do processo.
• Detalhamento de como o processo é executado e quais as sequências de etapas, assim como os setores responsáveis.
• Descrever as expectativas de resultados para um determinado processo, para estabelecer um grau de parâmetro.

Resumo

Pode-se dizer que a Padronização de Processos tem como objetivo documentar e organizar todas as etapas que englobam um processo, incluindo o maquinário utilizado, a forma de manuseio da matéria prima, a quantidade de pessoas necessárias, treinamento do pessoal, etc. Os resultados obtidos com a padronização são positivos pois resolvem problemas na linha de produção, como perdas de produto e tempo e destacam a empresa em relação à concorrência. Ela permite a identificação, correção e registro dos erros, de forma a trazer melhorias para a produção e evitar possíveis falhas.

Algumas das etapas da Padronização de Processos envolvem a definição do objetivo, identificado em qual setor deverá ser aplicada a padronização e qual será a sua extensão de uso. Também, deve-se registrar e levantar todas as atividades realizadas pelos funcionários, entrando em um consenso em relação à forma que cada atividade será realizada e documentar de forma simplificada cada etapa do processo. Por fim, é apresentado o inicio e o fim do processo, determinando o encarregado de cada etapa, a sequência de execução e as expectativas e resultados esperados.